Falando Sobre... Tomada de Decisão de Troca do ERP

Publicação: 26/02/2019
Área:Gestão e Gerenciamento de Projetos

Em algum momento após a implantação do ERP na sua empresa, uma ou mais coisas não deram certo, elas impactaram bastante os seus negócios de forma negativa e vocês não conseguiram reverter, com isso, começaram a pensar se valia a pena trocar o ERP. Essa é a realidade de muitas empresas e vamos falar sobre isso.

Ciclo de Vida dos ERP

Em algum momento, a empresa percebe que precisa implantar um ERP e que tem condições para isso. Neste momento, ela coloca tempo, dinheiro e energia e promove um processo de Seleção de ERP, que pode durar de um a dois meses numa microempresa até dois anos numa grande empresa.

Depois inicia a Implantação do ERP, onde todos os usuários de sistema da empresa participam de forma intensa, trabalhando sobre os novos processos de negócio e seguindo um cronograma de projeto. No final o Go Live (momento onde o ERP novo começa a operar) é feito e em seguida a empresa entra num novo ritmo operacional.

De forma contínua, uma fase muito importante, mas que normalmente é negligenciada, começa, que é a Pós-Implantação do ERP. Nela os problemas não resolvidos na Implantação são tratados e processos de melhorias contínuas são implementados, adequações de sistemas e de processos são trabalhadas e aproveitamento das oportunidades acontecem, fazendo com que o ERP e a empresa trabalhem cada vez melhor juntos.

Tirando algumas situações, se você escolheu adequadamente um ERP, fez uma boa Implantação e conseguiu manter processos apropriados de Pós-implantação de ERP, estreitando a parceria com os Fornecedores de ERP, a sua empresa nunca precisaria trocar o ERP… mas isso infelizmente não acontece.

Quais São os Motivos Para Trocar Um ERP?

As decisões de troca do ERP podem ocorrer por causa de um motivo ou por uma composição deles, tais como:

01) Imposição Externa: Em algumas operações entre empresas (B2B), onde a dependência de um cliente/parceiro principal é muito forte, o mesmo pode impor aos seus fornecedores/parceiros que utilizem um determinado ERP, inclusive, no processo, esse cliente/parceiro pode acabar fornecendo alguma assessoria ou até mesmo ajudando no investimento; em alguns processos de fusão/aquisição de empresas, também pode haver uma imposição de troca do ERP para um específico ou simplesmente para qualquer um com melhores condições do que o atual. Em ambos os casos, estamos falando de uma força externa definindo a troca do ERP.

02) Imposição Interna: Nos casos de mudança da Diretoria de uma empresa com a vinda de um gestor externo, o mesmo pode vir com uma pré-definição de qual ERP a empresa vai usar ou que vai ter que trocar o atual… inclusive, em alguns casos, é colocado como condição para que o gestor entre na empresa.

03) ERP Para Uso Temporário: Algumas empresas multinacionais que estão numa grande transição de ERP em toda a sua estrutura pode optar por mudar o seu ERP local somente neste período (que pode durar anos) visto que precisa no momento passar por mudanças significativas que o ERP atual não consegue atender; em outros casos, a empresa pode deseja ter um novo ERP que precisa de um investimento significativo que ela não tem no momento, e opta por colocar um ERP intermediário, já sabendo que no futuro eles vão mudar o ERP de novo.

04) Questões de Marketing: algumas empresas que atuam em B2B e querem fornecer para empresas de grande porte ou para mercados internacionais maduros tomam a decisão de trocar o ERP para um com uma marca reconhecida que possa passar a imagem de que a empresa tem capacidade de investimento e que se importa com a sua gestão; algumas empresas que abriram ou vão abrir as suas ações na bolsa de valores também trocam o seu ERP para outro renomado para conseguir maior visibilidade… em alguns casos isso funcionou e ainda funciona.

05) Descontinuidade do ERP: o mercado de ERP tem mais de 700 softhouses (e está crescendo), oferecendo milhares de opções de ERP, e é natural que algumas empresas fechem as suas operações e/ou descontinuem sistemas. Mesmo que o ERP tenha o seu código-fonte aberto, ainda é um grande desafio mantê-lo operante nestas condições, e o caminho natural neste caso, é a sua troca.

06) Dificuldade em Manter um ERP Desenvolvido Sob Encomenda: apesar dos avanços tecnológicos de desenvolvimento de sistemas, cada vez menos encontramos novos projetos de ERP Desenvolvidos Sob Encomenda… algumas composições de produtos de mercado com desenvolvimento ainda são interessantes… mas vemos no mercado um legado significativo de ERP Sob Encomenda com até décadas de existência, tendo a necessidade de muito esforço e de dinheiro para mantê-lo operante. A troca deste ERP é uma decisão difícil composta por fatores técnicos, financeiros e até emocionais (medo da troca, gestores que são os “pais” do sistema, etc.)

07) Aumento ou Redução do Tamanho das Operações da Empresa: algumas empresas passam por mudanças expressivas do tamanho das suas operações, seja de número de funcionários, volume de produção de produtos/serviços e/ou de localizações de trabalho e isso gera novas necessidades para o ERP que será utilizado. Recentemente eu conversei com o gerente de uma empresa de materiais elétricos que fabricava e distribuía e tinha mais de 500 funcionários, agora está somente distribuindo e tem 13 funcionários, o ERP dele ficou caro demais para este novo cenário.

08) Aumento ou Redução da Complexidade das Operações da Empresa: mudanças legais, mudanças tributárias, novas técnicas de gestão, novas exigências do mercado, novos posicionamentos da empresa, novos produtos/serviços, tudo isso acontecendo ao mesmo tempo, durante anos, e o seu fornecedor de ERP pode não conseguir atualizar o seu ERP para conseguir atender plenamente às suas necessidades.

09) Problemas ou Defasagens Técnicas/Estruturais do ERP: atualizar a base tecnológica de um ERP não é uma tarefa fácil, e essa é uma decisão que a softhouse tem que pensar muito bem se vai fazer, quando e de que forma, mas isso um dia tem que acontecer, só que enquanto isso a sua empresa poderá sofrer em vários pontos da experiência de uso do sistema; outro aspecto a ser considerado é que vemos muitos ERP que ao longo do tempo apresentam falhas grotescas de estruturação e de qualidade de desenvolvimento, gerando improdutividades para os seus clientes.

10) Problemas ou Defasagens com Serviços Associados ao ERP: esse é um ponto crítico e muito comum quando analisamos a origem das decisões de troca dos ERP. Implantações que foram feitas de forma ruim (sob vários aspectos) e que geraram muitos atritos, suporte inadequado gerando mais atritos ainda, dependência do fornecedor para fazer pequenas alterações no sistema (e mesma sendo mal feita, demorada e/ou com custo alto) e falta de parceria entre fornecedor e o cliente do ERP, fazem com que as coisas não funcionem bem e que o clima fique péssimo.

11) ERP Inadequado: seja por incompetência no processo de Seleção de ERP ou por decisão tomada, um ERP inadequado foi implantado na empresa e as consequências dessa decisão apareceram ao longo do tempo e podem não ser possível resolvê-las ou mitigá-las.

12) Custos Elevados Para Manter o ERP: as realidades comerciais mudam com o tempo, e contratos de serviços/suporte e até contratos de novas licenças, que no momento que foram fechados eram razoáveis, agora podem ser absurdamente caros, sem contar todos os custos de infraestrutura que eventualmente possam ter nas atualizações de versões.

Quais São as Minhas Opções Antes de Trocar o ERP?

Certamente trocar um ERP não é um projeto trivial, este projeto sempre tem uma porção de riscos e necessita de investimentos significativos diretos e indiretos de tempo, energia e dinheiro, sendo assim, trocar o ERP é a ÚLTIMA OPÇÃO a ser feita. Considere as ações em cada situação.

Situação 01) O ERP Implantado Não Está Muito Ruim, Ele É Inadequado Para a Sua Empresa:
Trabalhe na negociação de desenvolvimentos com o seu fornecedor; você pode comprar sistemas especialistas para suprir as deficiências ou implantar um BPMS (Business Process Management Systems) para desenvolver uma nova camada de negócios aderente a sua realidade.

Situação 02) O ERP Implantado Não Está Muito Ruim, Vocês É Que Estão Usando Mal Ele:
Apesar de não ser um motivo para se trocar um ERP, ele acontece bastante e muitas vezes não é diagnosticado assim. O mal uso do ERP tem várias fontes, onde as mais comuns são: erosão de uso, falhas conceituais de uso gerando processos ruins, não atualização do sistema, administração inadequada da área de TI, falta de mecanismos de perpetuação do sistema e falta de investimentos complementares (integrações, customizações, serviços de banco de dados, consultorias, etc.).
A solução é simples, mas não necessariamente fácil. Depois de ter os problemas levantados, desenvolva projetos e resolva tudo… em alguns casos o custo total e as alocações de recursos são parecidos com o de uma boa nova implantação de ERP.

Situação 03) O ERP Implantado Está Muito Ruim, Mas Tem Meios de Resolver Isso
Neste caso, estamos falando de um ERP defasado e/ou com serviços muito ruins do fornecedor de ERP que geraram muito desgaste. Com muito bom senso e boa vontade de todos os envolvidos pode se chegar a uma solução, onde normalmente existe alguma composição de ações de ambas as partes, inclusive podendo gerar negociações no modelo ganha-ganha.
A solução, neste caso, passa por uma análise mais apurada e pode ter uma variação enorme de possibilidades. Vi um caso, por exemplo, de uma parceria ganha-ganha do fornecedor com o cliente, onde foi gerado um novo produto de gestão industrial (um MES - Manufacturing Execution Systems) com a aplicação do conhecimento do cliente, que além de alocar vários profissionais, investiu em treinamentos conceituais para eles e ainda pagou parte do desenvolvimento. Antes de tudo, você precisa gerar um clima favorável com o seu fornecedor de ERP para buscarem juntos as soluções.

Como Devo Proceder na Tomada de Decisão de Troca do ERP?

Basicamente você deve seguir os seguintes passos:

01) Em Situações Que a Troca É Certa (Imposição Interna ou Externa)

Passo 01) Definir se tem condições financeiras para efetuar a troca

Passo 02) Definir quando a troca precisa ser feita

Passo 03) Definir como a troca pode ser feita

Passo 04) Definir quais os apoios que a empresa vai receber para fazer a troca do ERP (numa Imposição Externa)

02) Nas Demais Situações

Passo 01) Faça um diagnóstico da situação do ERP na empresa: neste diagnóstico você deve analisar os pontos contratuais, os custos, as experiências dos usuários, as defasagens dos processos, as fragilidades e os pontos fortes dos fornecedores e dos sistemas, os riscos envolvidos, as oportunidades, etc.

Passo 02) Desenhe um plano para evitar a troca do ERP: olhe os pontos descritos no tópico anterior (Quais São as Minhas Opções Antes de Trocar o ERP?)

Passo 03) Monte um escopo macro de um projeto de seleção/implantação de um novo ERP: pode fazer uma consulta simple de preço no mercado, leve em consideração todos as alocações necessárias de pessoal e todos os custos/riscos adicionais envolvidos.

Passo 04) Faça uma análise comparativa entre o plano de alavancagem do ERP e o projeto do novo ERP: nessa análise também leve em consideração os fatores emocionais envolvidos, tanto a favor da troca, quanto para o cancelamento da troca do ERP.

Passo 05) Envolvendo todas as pessoas-chave da empresa, tome a decisão se vão trocar ou não o ERP, quando e de que forma: todos os pontos de vista devem ser levados em consideração.

O processo de Tomada de Decisão de Troca de ERP é, antes de tudo, uma declaração da empresa que vai tomar uma atitude para resolver ou mitigar uma situação que não está adequada… o processo diz: “eu sei que temos problemas e vamos resolvê-lo por este caminho”.

Não faça a Tomada de Decisão de Troca de ERP de forma leviana, não desrespeite as pessoas envolvidas. Você está dando esperança para as pessoas que a gestão da sua empresa vai melhorar, que a vida delas no trabalho vai melhorar e que elas vão participar disso. É um compromisso!!!