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Falando Sobre... RFP/Manual do Fornecedor de ERP

Publicação: 10/10/2017
Área: / Espaço ERP /

Chegou a hora da sua empresa fazer a seleção de um novo ERP e, para fazer esse projeto bem feito, você precisa ter um meio prático e fácil de explicar para os potenciais fornecedores quais são as informações básicas sobre como vai ser o processo de seleção, o que você quer e quem é a sua empresa agora e como ela está projetada para o futuro. Para isso você precisa fazer um Manual do Fornecedor de ERP, contendo a RFP (Request for Proposal - Lista de Necessidades) do projeto… vamos falar um pouco sobre o assunto.

O Que Vem Acontecendo nas Seleções de ERP

Nas microempresas, o empreendedor faz uma busca na web de alguns ERP que possam atendê-lo, utiliza a versão de demonstração do ERP por algum tempo, de algumas fornecedoras e depois decide qual que vai usar… nem pensa (e nem deveria pensar) em elaborar um Manual do Fornecedor de ERP e/ou uma RFP

Nas grandes empresas, a Seleção do ERP ocorre normalmente com um bom preparo e com todo investimento necessário, inclusive para montar uma excelente RFP e um Manual do Fornecedor de ERP. Não costuma ter problemas nisso.

Já nas pequenas e médias empresas é que encontramos as dificuldades na elaboração das RFP/Manuais dos Fornecedores de ERP. Em muitos casos, nesse patamar de empresas, o processo de Seleção de ERP não costuma ter o assessoramento que precisa, às vezes por ser tratado internamente com um gestor que precisa dividir o seu tempo do projeto e a sua energia com muitas outras atividades, outras vezes tem até consultoria contratada, mas que vai ter que trabalhar com recursos bem reduzidos, e também existem casos em que a empresa não quer alocar pessoal e/ou não consegue desenvolver de forma adequada o trabalho que precisa para montar estes documentos… conceitualmente é fácil entender, mas não é fácil fazer.

Vamos Entender o Que Tem no Manual do Fornecedor de ERP

É um documento que vai passar todas as informações sobre a situação atual e projetada da empresa e como será conduzido o processo de seleção do ERP, onde basicamente é composto por:

01) Informações Gerais da Empresa e da Seleção do ERP
=> Dados Cadastrais: nome fantasia, razão social, CNPJ,endereço principal, site principal e telefone(s),
=> Informações Básicas da Empresa: visão da empresa, história da empresa, estrutura macro do negócio.
=> Informações Detalhadas da Empresa: empresas (caso seja um grupo empresarial), segmentos de negócio, principais produtos/linhas de produtos, faturamento anual, número de funcionários, informações do ecossistema (parceiros, canais comerciais, etc.); texto explicativo da situação atual e projetada da empresa (quando for importante para o projeto), sua estrutura atual de sistemas de informação, os motivos para buscar um novo ERP e o que espera de resultado com ele.

02) Informações Gerais do Processo de Seleção do ERP
=> Informações Principais: Gerente do projeto, dados de contato (telefone, celular, e-mail, etc.), data de início/término prevista.
=> Processo Macro da Seleção: especificando cada etapa e marcando as datas previstas de início/fim em cada uma.

03) Orientações Gerais Para os Fornecedores de ERP
=> Informações Principais: quais serão os pontos de avaliação em cada fase do processo e como os fornecedores poderão fazer as suas coletas de informações.
=> Informações Complementares: horário de trabalho da empresa, confidencialidade das informações, como serão tratadas as trocas de informações, questões éticas, etc.

04) Contrato(s) de Confidencialidade
Deve ser feito contrato de confidencialidade da fornecedora do ERP e/ou de cada pessoa envolvida.
Algumas empresas optam por solicitar a assinatura do(s) contrato(s) de confidencialidade antes de enviar o Manual do Fornecedor de ERP/RFP e outras pedem que o(s) contrato(s) assinados seja(m) entregue(s) antes de iniciar a primeira reunião do projeto.

E o Que Tem nas RFP?

Basicamente a RFP tem que definir tudo que a empresa quer do ERP, através de perguntas objetivas e/ou discursivas, e o fornecedor deve respondê-las. É uma ferramenta de comunicação entre os dois lados que vai apoiar todo o processo de Seleção.

01) Cabeçalho da RFP
Apesar da RFP ir anexada ao Manual do Fornecedor de ERP, muito provavelmente terão pessoas da equipe do fornecedor que vão participar na formatação dela, mas não terão acesso ao manual, por isso você deve incluir no cabeçalho os dados da empresa e do gerente encarregado do projeto.

02) Orientações de Uso da RFP
Texto explicando como deve ser preenchida a RFP, a importância das informações, como a RFP deve ser encaminhada e como a mesma será utilizada.

03) Detalhes da Empresa
Pelo mesmo motivo descrito acima você deve colocar algumas informações da empresa, tais como: quantas empresas/unidades são, localização, número de funcionários e segmentos de negócio. Essas informações já vão passar uma visão para a pessoa que está respondendo a RFP do tamanho do projeto e das potenciais complexidades.

04) Dados da Fornecedora de ERP
Solicitar o nome fantasia, razão social, CNPJ, endereço, site, nome da pessoa responsável que vai responder sobre todos os dados colocados na RFP, telefone/e-mail de contato e data de preenchimento.
Como no processo de venda pode ter fornecedores sendo representados por canais, colocar as informações de ambos.

05) Informações Gerais dos Sistemas
Plataforma (web ou cliente/server), tecnologias, aspectos gerais (multiidioma, multialmoxarifado, multiempresa, multimoeda, etc.), flexibilidade da camada de negócio, banco de dados (tipos, formas de acesso), facilidades de integração, facilidades de migração de dados, etc.
Deve ser formatado de acordo com a necessidade da sua empresa.

06) Informações Sobre Áreas/Grupos de Processos
Pode ser formatado de várias formas, sendo que normalmente os agrupamentos dos Processos são por Áreas.
Nos questionamentos deve ser associado as seguintes opções de marcação de resposta: Atende (AT), Não Atende (NAT), Atende Parcial (ATP) e Não Aplicado (NAP); colocar uma área de anotações por pergunta.

As perguntas devem retratar as suas necessidades e desejos, sendo que os mesmos devem atender ao seu perfil projetado futuro da empresa.

Vamos detalhar este tema daqui a pouco.

07) Serviços
Trabalhar tanto perguntas discursivas como “Descreva o seu processo de implantação”, “Descreva o seu processo de suporte”, etc., quanto perguntas objetivas do tipo “O suporte é 24x7?”, “O suporte inclui DBA remoto?”, etc.

08) Anotações Diversas
Deixar uma área para o fornecedor colocar quaisquer anotações complementares que queira

Falando Um Pouco Mais Sobre as Informações dos Processos nas RFP

São nos processos que as RFP concentram o seu principal valor e construí-los de forma coerente é a ação mais demorada e complicada do trabalho.

De acordo com o perfil da sua empresa e a complexidade das suas operações você vai definir o nível de detalhamento das suas perguntas. Veja o exemplo abaixo

Exemplo de Itens da RFP:
=> Empresa 01: Contas à Pagar
a) Abre obrigações automaticamente quando é uma Ordem de Compras (O.C.) é aprovada?
b) Posso renegociar obrigações a pagar?
c) Tem assinatura eletrônica para autorizar pagamentos?
d) Posso abrir manualmente uma obrigação a ser paga?
=> Empresa 02: Contas à Pagar
a) Abre obrigações automaticamente quando é uma Ordem de Compras (O.C.) é aprovada?
b) Posso renegociar obrigações a pagar mantendo a rastreabilidade dos registros?
c) Tem assinatura eletrônica para autorizar pagamentos?
d) Os fluxos de autorização de pagamentos podem ser moldados por regras de negócio?
e) Tem o recurso de pagamento por lote de obrigações?
f) Posso abrir manualmente uma obrigação a ser paga?
g) A obrigação manualmente aberta pode ter regras e alçadas para ser feita e liberada?

Vamos pensar juntos sobre a situação. Sua empresa está querendo comprar um novo ERP, muito provavelmente os processos atuais utilizados por vocês não são as melhores práticas disponíveis no mercado; muito provavelmente a sua equipe, que está acostumada com os processos atuais, não tem o embasamento técnico capaz de trabalhar com algumas práticas mais avançadas de um sistema novo, e até mesmo a sua área de TI pode não ter o embasamento técnico para lidar com as situações que o ERP novo provavelmente vai trazer. Tudo isso “temperado” com as mudanças projetadas de negócio que a sua empresa pode ter no curto, médio e no longo prazo que podem não estar muito bem definidas.

Como resolver esta situação? Com consultoria externa, com estudos dirigidos de cada processo e com muito debate interno para entendimento do negócio que será construído.

Numa situação ideal, as pessoas-chave da empresa deveriam estar envolvidas com a formatação da RFP. Mesmo que tenham formações apropriadas, elas deveriam fazer imersões sobre conceitos que afetem o seu trabalho (Custo ABC, Gestão de Estoques, Gestão do Caixa, etc.) e pesquisarem sobre tudo que está acontecendo no mercado, os processos atuais deveriam ser mapeados e modelados, os objetivos da empresa deveriam ser amplamente debatidos e analisados, sendo dimensionado quais seriam os impactos das iniciativas estratégicas e do modelo de negócio projetado sobre o modelo de gestão e, somente depois disso, a RFP seria montada por essa equipe preparada e direcionada… mas isso está no mundo ideal, e até mesmo as grandes empresas têm dificuldades de fazer dessa forma.

Dicas e Comentários

=> Tome cuidado com as informações passadas sobre a empresa no Manual do Fornecedor
Mesmo celebrando contratos de confidencialidade com os fornecedores de ERP, algumas informações que, a princípio, pode não ser tão relevante, nas mãos de um concorrente podem fazer a diferença. Num determinado projeto de Seleção de ERP para uma Distribuidora de Itens Hospitalares, um vendedor de ERP, que atendia um concorrente da empresa, tentando mostrar seu valor ao cliente potencial, comentou o fato de atender essa empresa concorrente e durante a apresentação disse “... da mesma forma que ´fulano´ está abrindo uma nova unidade Espírito Santo e vamos atendê-los, nós podemos te atender em qualquer lugar .”, pronto, ele já passou para o concorrente uma iniciativa estratégica da empresa e muito provavelmente ele nem notou quão nocivo foi.

=> Tome cuidado com as informações passadas sobre o processo de Seleção do ERP no Manual do Fornecedor
Normalmente eu não coloco como será a pontuação aplicada para não estimular o fornecedor a marcar pontos com possibilidade de atender em funções que ele não atende.
Também evito de colocar informações sobre número de participantes, visto que isso pode mudar de acordo com a situação.

=> Faça a melhor RFP possível, mas não se esqueça que o ótimo é o inimigo do bom
Coloque o máximo de energia que puder para fazer com que todas as pessoas-chave participem ativamente na construção da RFP, mas aceite que ela pode não ficar exatamente como poderia ou deveria ficar. mesmo assim ela vai cumprir a sua tarefa.

=> A RFP pode (e muito provavelmente vai) ser ajustada
Durante o processo de Seleção de ERP você vai ver muita coisa interessante sendo apresentada sobre processos e tecnologias, inclusive muitas coisas que ninguém do grupo pensou que poderia ser feito, e somado aos desvios naturais de escopo no projeto, você vai ter a necessidade de ajustar a RFP… é assim mesmo!

=> A RFP pode (e deve) ser usada como base do documento contratual
Muitas das vezes os contratos de licenciamento do ERP não detalham da maneira que uma RFP costuma ser detalhada… já vi RFP com mais de 30 páginas… e por isso ela acaba sendo usada como anexo nos contratos.

=> Não usar Manual do Fornecedor/RFP não é uma opção saudável para a sua Seleção de ERP
Tenho visto um movimento bastante razoável de empresas que não querem colocar tempo e energia para confeccionar a RFP do ERP, e muito menos o Manual do Fornecedor do ERP. No máximo fazem usam uma RFP Descritiva, com perguntas abertas aos fornecedores (confesso que usei esse método uma vez num projeto de Seleção cujo os recursos financeiros e de tempo eram muito limitados) ou não fazem nada, deixando os fornecedores responderem às indagações durante as reuniões… essas não são boas opções para se ter um projeto assertivo de Seleção de ERP.

=> Preparar e entregar uma Boa RFP e um bom Manual do Fornecedor de ERP vai passar uma boa impressão para o fornecedor de ERP
Todo projeto de Seleção de ERP é um caminho de mão dupla, você está fazendo um processo abrangente dos potenciais fornecedores de ERP, mas eles também estão avaliando a sua empresa também, e se durante a Seleção você tem processos bem definidos, informações adequadas sendo compartilhadas e tudo ocorrendo de forma planejada vai passar a impressão para os fornecedores que a sua empresa é séria e tem meios para realizar um bom projeto de Implantação do ERP. Isso faz com que aumente o interesse dos fornecedores no projeto, o aparente risco de implantação diminua e vai facilitar também o processo de negociação da compra do ERP. Você só ganha com isso!!!

=> O esforço alocado para fazer uma RFP faz bem para a empresa e para todos os envolvidos.
Se a sua empresa seguir as orientações de como fazer a RFP do ERP certamente as pessoas-chave da empresa vão enriquecer os seus aprendizados e a empresa vai ter um excelente momento para trabalhar e difundir os seus objetivos/metas, bem como discutir as suas iniciativas estratégicas. Só pontos positivos.

Vai em frente, desenvolva o seu Manual do Fornecedor de ERP e a sua RFP com as práticas que conversamos aqui e a sua Seleção de ERP vai avançar mais um pouco na obtenção do sucesso que você deseja.

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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