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Falando Sobre... Produtividade e os ERP

Publicação: 12/12/2017
Área: / Espaço ERP /

Numa visão econômica simplória sobre Produtividade, podemos descrevê-la como sendo “fazendo mais com menos recursos”... isso é de conhecimento comum e todo mundo consegue perceber, mas, precisamos ampliar este conceito.

Produtividade também é “fazendo muito mais com mais recursos”, “fazendo mais com os mesmos recursos” e “fazendo menos com muito menos recursos”. Sem contar que também podemos colocar na conta das ações produtivas o “deixar de fazer algo desnecessário”, “tornar algo desnecessário”, “fazer as coisas certas”, “fazer as coisas no momento certo” e “ter flexibilidade para fazer as coisas”.

Quando implantamos um ERP numa empresa sem qualquer sistematização informatizada ou precariamente informatizada, sempre temos ganhos de produtividade, mas nem sempre esse ganho é percebido ou totalmente aproveitado. É muito comum encontrarmos gestores de empresas que reclamam pois acham que foram enganados pelos vendedores do ERP, porque depois da implantação do ERP eles tiveram que contratar mais gente, e o principal objetivo era diminuir os seus quadros de pessoal. Vamos falar sobre isso!!!

O QUE QUE O ERP FAZ?

Em essência, os ERP são sistemas de informações que suportam os processos e as regras de negócio das empresas. Eles cumprem essa tarefa embarcando dentro deles as melhores práticas do mercado (ou pelo menos é isso que deveria ser e que os fornecedores de ERP julgam que sejam), fornecendo uma série de recursos para que as empresas usuárias possam parametrizar e ajustar os sistemas para as necessidades delas.

Além disso, um pacote de hardwares, softwares, infraestrutura de TI, conteúdos e serviços estão associados ao ERP (chamamos isso de Ecossistema de ERP), viabilizando e potencializando o seu uso.

Sendo assim fica claro perceber que o ERP é uma plataforma aonde você vai fazer com que a gestão da sua empresa funcione, e o ponto principal aqui é enfatizar que é você quem vai fazer isso e não o ERP. O quanto o seu ERP vai alavancar a produtividade da sua empresa vai depender se você escolheu o ERP (e todo o seu Ecossistema) mais adequado, se você (com o auxílio do seu fornecedor de ERP) fez uma implantação assertiva e se você está garantindo a realização das melhores práticas de pós-implantação do ERP… sempre tem a ver com você e as suas ações e decisões sobre o ERP.

VAMOS VER UM EXEMPLO DO QUE ESTOU FALANDO

Num determinado momento os gestores da sua empresa decidiram que estava na hora de ter um novo ERP. A sua empresa vende máquinas de pequeno porte para a área moveleira e tem como hábito vender parcelado com cheque/boleto, o que, em alguns momentos, isso é um grande transtorno, devido ao alto volume de inadimplência.

Vocês fizeram o processo de Seleção de ERP, montando uma RFP (Request for Proposal - Requisitos da Proposta) e na parte financeira não foi especificado nada que pudesse realmente ajudar nas questões de Crédito e Cobrança… as pessoas que especificaram nem sabiam que eles tinham essa possibilidade.

Durante a implantação o problema de Crédito e Cobrança foi observado e algumas ações foram feitas dentro dos recursos do sistema, mas outras, que precisavam de customizações, não foram feitas.

Na pós-implantação, os anos foram se passando e a empresa mantendo a mesma dificuldade, sendo improdutiva na sua gestão financeira, e sem fazer os investimentos necessários.

Os gestores da empresa “culpam” o ERP por isso, mas nunca aceitaram que foram eles que selecionaram errado o ERP, foram eles que não viram alternativas durante e após a implantação e não quiseram fazer o investimento necessário (em muitos casos eram investimentos pequenos quando comparados aos benefícios)… Quantas vezes eu já vi essa história acontecer!!!

AGORA VAMOS PARA A PARTE INTERESSANTE DA COISA

Nesse momento espero que você já tenha percebido que os ERP não costumam ser os grandes vilões da história da produtividade nas empresas (às vezes são). Sendo assim, fica mais fácil você começar a entender como o ERP torna as empresas mais produtivas.

01) Fazendo Mais Coisas Que Não Faziam Antes
Já ouvi muitos gestores de empresas dizerem que só queriam ter um novo ERP para fazer as mesmas coisas que eles faziam antes, porém de forma mais sistematizada, mais rápida e mais segura. Depois da implantação, esses mesmos gestores falavam que conseguiram exatamente isso, mas mesmo assim não conseguiam ver a produtividade do sistema.
Durante muito tempo eu acreditei que esses gestores estavam se fazendo de loucos, mas depois eu percebi que eles simplesmente não conseguiam enxergar tudo que ocorreu ali.
Ao implantar o ERP uma série de recursos de monitoramento e controle foram criados e passaram a ser utilizados, a sistematização dos processos exigia que a empresa trabalhasse de forma mais integrada e tudo que uma pessoa fazia tinha o seu impacto percebido por outra pessoa da equipe, uma série de novas atividades e de processos foram criadas e muitas atividades foram automatizadas. E mesmo fazendo muito mais que antes da implantação, era fácil perceber que as pessoas estavam mais produtivas.

02) Fazendo as Mesmas Coisas (e Muitas Outras Coisas) Só Que Mais Rapidamente
Quando você emitia uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) manualmente e outra pelo ERP você conseguia perceber a diferença do trabalho que dava e do tempo alocado para executar a atividade; quando você vai fazer a análise de custos por um ERP e por uma planilha eletrônica também percebe isso, mas muitas vezes, com base no volume de atividades que a empresa tem e as competências necessárias para realizá-las, mesmo que você tenha ganhos de performance, você não consegue reduzir, de imediato, o número de funcionários que você gostaria.
Em alguns projetos de ERP vemos reduções pequenas no número de funcionários, mas na maioria dos projetos, vemos estruturas montadas capazes de escalar em várias vezes o seu volume de atividades com pouco ou nenhum aumento de pessoal. Esse tipo de produtividade é dificil de perceber sem uma mensuração apropriada.

03) Deixando de Fazer Coisas Que Eram Necessárias
Aquele controle de lote de produto em cada movimentação de estoque na ficha manual CADEX agora é automatizado no ERP; aquela necessidade de levar um registro de nota de recebimento de materiais para o Controle da Qualidade agora é feito de forma automática pelo ERP (e sem o problema do documento sumir na papelada da mesa) e todas as outras dezenas ou centenas de pequenas tarefas não precisam ser mais feitas e isso, multiplicado pelo volume de funcionários envolvidos e multiplicado pelos anos de trabalho são ganhos enormes para as empresas.

04) Deixando de Fazer Coisas Que Eram Desnecessárias
Durante a implantação ou nas reimplantações de um ERP, indiferente do método que você for utilizar, você sempre acaba fazendo uma avaliação de valor dos processos atuais (AS-IS) e dos processos projetados (TO-BE).
Nesse caso é comum achar um volume significativo de atividades que eram completamente desnecessárias para a operacionalização da empresa, até mesmo antes de informatizá-la adequadamente.
São os egos e os medos das pessoas ganhando espaço no dia a dia, e nos projetos de ERP fica mais fácil diminuir ou acabar com eles.

05) Fazendo as Coisas Certas
Antes de mais nada, quero deixar claro que não estou afirmando que as empresas que usam ERP fazem “as coisas certas” e as que não usam fazem “as coisas erradas”. O que quero dizer é que a probabilidade disso acontecer é grande.
Todos os erros operacionais são improdutividades. Se você vai usá-los para algum processo de aprendizado ou como base de melhorias, é outra história, mas, em essência, geram custos desnecessários para o negócio, e quando você tem um ERP adequado e bem implantado, suportando a sua operação, a quantidade de erros operacionais é muito menor.
Quantas vezes eu conversei com gestores de empresas que faziam o seu estudo de fluxo de caixa em planilhas com premissas completamente erradas, em outros casos simples análises de ABC de materiais eram calculadas em planilhas com premissas fora das boas práticas.
Também já vi erros de parametrizações sendo feitos em implantações de ERP, mas fica mais fácil achá-los e alterá-los, sem contar que em vários pontos dos ERP vemos recursos sendo utilizados para evitar erros nos dados de trabalho. Tudo isso aumenta a produtividade da empresa.

06) Fazendo as Coisas no Momento Certo
Ao utilizar um ERP você está criando uma grade de informações que permeia por todos os processos e consegue saber exatamente o que cada um vez e quando. O simples fato das pessoas saberem que estão sendo monitoradas, e que os resultados dos seus trabalhos estão expostos, faz as pessoas mudarem, e muitas das vezes para melhor.
Aquela Ordem de Compras não fica mais parada na mesa (quero dizer, na tela) do Comprador, porque ele vai ter que responder por isso; os pagamentos de materiais vão ter que ocorrer dentro dos padrões de tempo estabelecidos; e assim por diante.

07) A Flexibilidade de Fazer as Coisas Gera Produtividade
Ter condições de se adaptar às mudanças de uma forma economicamente viável é uma vantagem competitiva muito grande, não só pela capacidade de atender os seus clientes, como também a possibilidade de aproveitar ao máximo os seus recursos.
Máquinas e técnicas ajudam, e os sistemas informatizados também.
Podemos gerar planejamentos constantes ajustando as demandas, podemos implantar técnicas monitoramento e controle de uma forma muito rápida, e isso faz com que pessoas, máquinas e insumos tenham o seu uso otimizado.

08) Dando Um Destaque Para os Processos de Tomada de Decisões
É indiscutível a evolução dos ERP no apoio aos processos de tomadas de decisão em todos os níveis da empresa. Tomadas de Decisão Baseadas em Dados já fazem parte do dia a dia das melhores empresas do mundo, algoritmos modelando dados e funções de inteligência artificial atuando em tomadas de decisões dentro dos ERP já é realidade de alguns sistemas e, em breve, será a realidade de todos. E isso muda tudo!!!
Decisões de apólices de seguros sendo feitas em segundos ao invés de dias, decisões de políticas de materiais tomadas junto com as operações, decisões de crédito de cliente feita de forma abrangente e muito rápido. Já estamos vendo esse novo mundo sendo construído há alguns anos, e muito em breve ele vai entrar numa maturidade que vai gerar saltos significativos de produtividade em todos os segmentos de negócio.

VAMOS FAZER CONTAS

Caso 01: Implantação de ERP Numa Fábrica de Injeção de Plástico
a) Viabilizou a implementação de uma gestão de estoques mais apurada, reduzindo 8% do estoque mobilizado.
=> Valor do estoque médio mensal: de R$1.000.000,00 para R$920.000,00
=> Custo do dinheiro: 0,2% ao mês
=> Redução de Custo Anual: R$80.000,00 X 0,002 x 12 = R$1.920,00
b) Otimizou o processo de Planejamento da Produção, conseguindo fazer o atendimento de vendas sair de 82% para 98%.
=> Vendas médias mensais: R$20.000.000,00
=> Atendimento de vendas: de R$16.400,000,00 para R$19.600.000,00
=> Para chegar aos 98% de atendimento de vendas com a produtividade anterior, a empresa teria que investir R$7.000,000,00 em máquinas e em pessoal.

Caso 02: Implantação de ERP Numa Empresa de Alocação de Mão de Obra
a) Otimizou todo o processo de faturamento da empresa, fazendo com que o tempo médio de faturamento caísse de 35 minutos por NFe (e a geração e verificação de toda a documentação associada em cada contrato) para 7 minutos, sem contar que a margem de erro caiu de 4% para quase zero.
=> Valor do Minuto de Geração da NFe: R$0,80
=> Número de NFe/mês: 2.000
=> Ganho: (35-7) X R$0,80 X 2.000 X 12= R$537.600,00/ano
=> Valor Médio do Custo do Erro: R$200,00/Nfe
=> Redução das Perdas: 0,04 x 2.000 x R$200,00 x 12 = R$192.000,00

Não importa o que eu fale aqui sobre a Produtividade e os ERP. Se você não consegue perceber e/ou mensurar isso, nada vai fazer você perceber o quanto isso é relevante para o seu negócio. Os pontos que eu descrevi acima vão te dar um “norte” de como ver a produtividade gerada pelos ERP ao longo do seu ciclo de vida.

Em alguns casos, onde ocorreram falhas diversas nas decisões e ações associadas ao ERP, essa produtividade pode não existir; em outros casos, a produtividade potencial do ERP é mal trabalhada e mal percebida, fazendo com que a empresa deixe de ter ganhos significativos. Entretanto, na maioria das empresas, mesmo nas que tiveram algum grau de problemas com o seu ERP, há benefícios de produtividade a serem explorados.

O ERP é um grande aliado da produtividade da sua empresa... trate-o dessa forma.

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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