Publicação: 14/08/2017
Área:Espaço ERP
Nada melhor do que começar com alguns casos:
“Empresa multinacional na área de válvulas e conexões comprou um ERP de um grande fornecedor do mercado utilizando técnicas agressivas de negociação, efetuou todo o projeto de implantação com bastante dificuldade e discussão, e depois de dois anos de implantado, estava com as operações bem ajustadas mas com custos muito altos de suporte, customizações e de novas implantações, sem nenhuma possibilidade de acordo… o fornecedor queria recuperar todas perdas (ou que não foi ganho) do passado.”
“O Gerente de TI de uma empresa de médio porte de varejo estruturou um processo bem detalhado de seleção de ERP, mas o mesmo estava cobrando em demasia as questões técnicas do sistema e dos serviços técnicos e deixando em segundo plano pontos relevantes comerciais que poderiam ter feito toda a diferença. Já na primeira rodada de seleção, duas boas propostas prévias foram descartadas sem ter a necessidade disso.”
“Numa fábrica de pequeno porte do ramo farmacêutico, o dono da empresa estava conduzindo o processo de seleção do ERP. Ele simplesmente pegou 5 propostas com os fornecedores, onde a menor proposta tinha um valor de 15% das demais. A única posição dele foi que se algum fornecedor chegasse à aquele valor podia continuar no processo. Nenhum fornecedor fez o que ele queria. Ele comprou o projeto com o fornecedor mais barato, dois anos depois ele já havia gasto mais do que os outros fornecedores tinham propostos (que era mais de seis vezes o valor que foi proposto) e abortou a implantação e começou uma nova seleção.”
O espírito de negociar faz parte da cultura empresarial, e, de acordo com o ambiente de trabalho e o seu segmento de negócio, os negociadores são moldados com um determinado perfil. O grande problema é que normalmente as competências em negociação e os conhecimentos associados que esses gestores acabam tendo não são compatíveis com o desafio de uma compra de algo tão complexo, técnico e específico como um ERP.
Muitos gestores estão acostumados a comprar produtos nivelando a qualidade e os atributos do que está sendo ofertado pelos fornecedores e barganhando (de forma agressiva) somente preço e forma de pagamento… os ERP dificilmente podem ter as suas qualidades e atributos nivelados, muitas delas são intangíveis e de difícil valoração. Até mesmo as noções de custo são diferentes, ainda mais porque se trata de custo total de propriedade (TCO) e não de orçamentos pontuais, como são apresentados.
O Que Está Contido Numa Proposta de Projeto de ERP?
Numa visão tangível, é comum encontrarmos nas propostas de projetos de ERP os seguintes pontos: licença de uso do ERP, licença de uso de sistemas especialistas, licenças de uso de aplicações complementares, serviços de implantação, gerenciamento do projeto do ERP, customizações, integrações, migrações de dados, serviços de suporte e serviços de manutenção. Cada um deles com várias possibilidades.
Já numa visão intangível, não conseguimos dimensionar bem os seguintes pontos: qualidade dos agrupamentos de informação, facilidade na navegação do ERP, credibilidade do fornecedor, facilidade de adequação dos processos, riscos comerciais e operativos, robustez da tecnologia embarcada, independência operativa, grau de segurança das operações e dos dados, qualidade no atendimento, flexibilidade comercial, capacidade projetada para atender demandas futuras, capacidade de difusão de conhecimento do fornecedor, maturidade para lidar com o seu segmento de negócio, etc.
E ainda existem alguns pontos que não estão nas propostas dos fornecedores, mas que fazem parte do projeto e do orçamento associado, que são: serviços de banco de dados (principalmente de DBA), licenças e serviços de infraestrutura de TI, alocação da mão de obra da empresa, contratação de mão de obra extra, serviços de consultoria e assessoria de negócio, necessidades de treinamentos conceituais, custos das mudanças (físicas e de pessoal), custos de contingenciamento, etc.
Todos esses pontos fazem parte de uma compra de ERP, quer você queira avaliá-los ou não, e podem ser utilizados na negociação da compra.
Vamos falar um pouco sobre problemas
Primeiro Problema: Entender o Que Está Sendo Comprado
Cada fornecedor tem uma formatação comercial do que está sendo vendido, alguns trabalham somente com entregas completas do sistema e outros também comercializam módulos, alguns têm serviços de infraestrutura de TI embarcados no projeto e outros nem conseguem ofertar isso, e assim por diante. Para tentar melhorar a vida do comprador do ERP, o vendedor fornece até cinco propostas diferentes com todas as possibilidades de atendimento que ele viu como interessante para a empresa cliente… se o processo tem 5 fornecedores e todos fazem isso, imagine quantas combinações de itens são possíveis.
Segundo Problema: Nivelar Orçamentos
Além de ofertas variadas, a forma de orçar também tem muitas opções: licença sem limite, licença como serviço, valores fechados ou variados de implantação, customizações com valores estimados, inícios variados de pagamento, parcelamento com ou sem juros, etc. Normalmente as avaliações de orçamento devem ocorrer com visões de dois (visão de despesa direta) e de cinco anos (visão de depreciação de investimento), com isso, um orçamento que no primeiro momento parecia interessante pode ser inviável no longo prazo.
Terceiro Problema: Saber o que É Importante Para a Sua Empresa
O negociador do projeto de compra do ERP, mesmo que assessorado com profissionais competentes, tem dificuldade em entender realmente o que é importante para a sua empresa. Por exemplo, empresas que tenham grande flutuações de pessoal precisam negociar propostas cujos custos das licenças sejam irrelevantes ou que os beneficiem com descontos na baixa de pessoal; outro exemplo, no caso de empresas com um trâmite interno pesado de aprovação de serviços, é a possibilidade de negociar previamente um serviço de manutenção/suporte que já tenha um pacote de horas de baixo custo de customizações. Poderíamos fazer aqui uma lista enorme de opções de pontos importantes a ser negociado.
Depois que você estiver devidamente preparado para lidar com os problemas você pode moldar um processo de negociação no modelo ganha-ganha e com uma visão de longo prazo… a compra se equivale a uma ação de “casamento” com o seu fornecedor, e todo mundo que é ou já foi casado sabe o que estou dizendo.
Pontos de Negociação
Tem pontos financeiros e operativos que você pode trabalhar e outros que você deve evitar trabalhá-los, vamos falar sobre os pontos principais:
01) Licenciamento: este é um ponto que o fornecedor costuma ter muita margem na negociação, nele você pode atuar diretamente numa ação forte de redução de valor e/ou ampliação das licenças. Para burlar esta situação, os fornecedores estão oferecendo as suas licenças como serviço (SaaS - Software as a Service) e com isso diminuindo as possibilidades de negociação mais intensas.
Caso o fornecedor venda o licenciamento por módulo, negocie abatimento ou custo zero de compras futuras de licenciamento de módulos.
02) Quantidade e valor das horas de implantação: o ideal é conseguir, por contrato, um valor fechado de implantação independente do número de horas, mas poucos fornecedores fazem isso, e os que fazem, colocam margens pesadas de segurança. Trabalhe na redução da flutuação do volume de horas empregadas e fique atento aos volumes de horas empregados por grupos de processos ou por módulos, costuma ter muita diferença nisso. Foque no bom senso. Fique desconfiado se o valor da hora do analista de implantação for baixo demais… que profissional será colocado nesta atividade?
03) Customizações: apesar da maturidade atual dos ERP está relativamente boa, ainda existe um volume expressivo de situações onde pode haver a necessidade de customizações do sistema. Caso você enxergue que as customizações propostas vão agregar valor para o ERP, negocie custo zero para o desenvolvimento ou um valor extremamente baixo… o fornecedor também pode se beneficiar com isso. Caso tenha um volume expressivo de potenciais customizações a serem feitas, negocie a compra de um pacote de horas com o valor reduzido.
04) Acesso facilitado ao banco de dados: tem fornecedores que querem ter os seus clientes completamente dependentes deles e não abrem o banco de dados para que eles possam trabalhar com aplicações externas ou até mesmo gerar relatórios e consultas, tem outros que deixam o acesso ao banco, mas não facilitam em nada o seu uso, forçando a geração de demandas de serviços deles quando você precisar. Use o seu poder de compra para solicitar que o banco de dados esteja aberto, com visões (views) construídas e documentação atualizada disponível.
05) Manutenção e suporte: este item o fornecedor vai brigar em muito para não ter uma redução do valor, é nele que está o principal sustento das softhouses, mas mesmo assim eventualmente você poderá conseguir algum desconto. Os principais pontos de negociação neste caso são: o momento que você vai começar a pagar, o tipo e a qualidade do serviço de suporte e a redução de valor ou não pagamento de correção de valor com a contratação prévia do serviço por um período extenso (de 2 a 5 anos, por exemplo).
06) Implantadores alocados: você pode mapear com os clientes atuais do seu potencial fornecedor e descobrir quais são os seus melhores (e vai acabar descobrindo também quais são os piores) implantadores e solicitar que eles o atendam, podendo colocar isso no contrato.
07) Treinamentos facilitados do sistema: muitos fornecedores de ERP tem somente o recurso de treinamento dos seus sistemas nas modalidades presencial ou à distância de forma síncrona… isso dificulta bastante a perpetuação do ERP implantado. Negocie com o fornecedor o desenvolvimento de vídeo aulas sem custo de desenvolvimento e, preferencialmente, sem aumento da taxa de manutenção/suporte. Já vi casos que os fornecedores acabaram desenvolvendo vídeo aulas para uma empresa específica, unindo o sistema com os procedimentos internos da empresa sem nenhum custo adicional.
08) Serviços de apoio em infraestrutura de TI: em projetos onde, a princípio, toda a infraestrutura de TI está sob a sua responsabilidade, você pode negociar com o fornecedor de ERP que ele fique com a administração do banco de dados (DBA), gere e mantenha ambientes de teste e/ou gere e mantenha o backup. Isso pode ocorrer sem custos adicionais ou com pequenos custos, tudo depende do fornecedor e do seu pacote de negociação.
09) Migrações de dados: durante a negociação pode colocar no pacote uma migração de dados do(s) sistema(s) anterior(es) sem custo durante a implantação. Esse é um ponto que costuma ser bem absorvido no processo.
10) Integrações com sistemas especialistas e softwares de produtividade do mercado: ao desenvolver integrações com os principais sistemas especialistas (como de folha de pagamento, CAD, etc.) e/ou com os principais softwares de produtividade (como de planilha eletrônica, BPMS, etc.) tanto você quanto o seu fornecedor de ERP tem vantagens. Pode ser solicitado que essas integrações sejam feitas sem custo ou com um valor muito baixo.
Poderia continuar descrevendo inúmeros pontos a serem colocados, mas prefiro finalizar este artigo com algumas dicas, que são:
01) Pense em negociação ganha-ganha: no longo prazo isso vai fazer uma grande diferença e você pode ser muito criativo nisso. Muitas empresas trocam o seu ERP devido a desgaste no relacionamento com o seu fornecedor… evite isso!!!
02) Invista tempo para pensar em tudo que você pode se beneficiar com o ERP: esse pequeno exercício antes de começar as negociações vai te ajudar bastante.
03) Tente descobrir todos os pontos que cada potencial fornecedor possa se beneficiar e use isso no processo… muitos desses pontos podem não lhe custar nada e serem ótimas moedas de troca.
04) Negocie em pacotes de ações: combinando solicitações com concessões você poderá conseguir resultados muito positivos.
05) Defina claramente como será o processo de Seleção do ERP: todos os pontos abordados na Seleção do ERP contam na hora da negociação, informações como novos módulos que vão ser disponibilizados em breve, a reputação do fornecedor, qual a importância da sua empresa para a carteira do seu fornecedor, etc… tudo poderá ser usado, e um processo de Seleção do ERP poderá captar essas informações.
Além de muito bom senso e boa percepção, a negociação exige técnicas e conhecimentos específicos. Dedique tempo e energia nisso antes de comprar.
Mãos e mentes à obra!!!
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Autor: Mauro Oliveira
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