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Falando Sobre... Cadastros de Itens nos ERP

Publicação: 30/08/2017
Área: / Espaço ERP /

Absolutamente todos os projetos de ERP de empresas do setor privado tem a necessidade de efetuar o Cadastro de Itens, nele serão colocados as matérias-prima, materiais de aplicação (insumos), consumíveis, serviços, equipamentos de proteção individual, chegando até o produto final de venda. Dependendo do tipo e do porte do negócio, existem inúmeros fatores de complexidade e de riscos envolvidos na execução e no gerenciamento deste cadastro.

Em alguns negócios o Cadastramento de Itens é um grande desafio, e já vi projetos de ERP serem abortados por fracassar nesta tarefa.

Antes do Início

No momento que você está pensando em colocar um ERP na sua empresa ou trocar o existente, você tem que avaliar como o seu Cadastro de Itens vai ser tratado e quais são as suas necessidades… cada tipo de empresa tem uma necessidade diferente para cadastrar e gerenciar os seus itens.

Sua base de dados está centralizada ou descentralizada? Qual a complexidade das informações atuais e projetadas sobre os itens? Como está a qualidade do cadastro? É fácil pegar e trabalhar estes dados?

As respostas das perguntas acima vão orientar no processo de Seleção do ERP, se vai ser feito ou não a migração dos cadastros, se for feito, quais são as complexidades e riscos envolvidos, quais parâmetros terão maior relevância no Cadastro de Item no ERP novo, se vai ter que alocar muito ou pouco recursos no cadastramento, se terá integrações, se vai ser necessário desenvolver customizações, etc.

Infelizmente, em muitos processos de Seleção de ERP os gestores não tomam o devido cuidado neste quesito.

Tipos de Cadastramentos de Itens

No dia a dia as empresas podem atuar com um ou mais tipos de cadastramento (de forma simultânea). Vamos falar um pouco sobre isso

01) Cadastramento Direto Centralizado:
É o processo onde uma pessoa ou uma área fica responsável por realizar todo o cadastramento.
Nas pequenas empresas e em cadastros mais simples esse processo é o mais comum, entretanto, como uma única pessoa pode conhecer (e se responsabilizar pelas informações) sobre todos os pontos relacionados a um item?

02) Cadastramento Direto Descentralizado:
É o processo cujas responsabilidades pelo cadastramento são descentralizadas de acordo com a especialidade de cada pessoa/área.
Esse é o processo mais adequado, entretanto, muitos ERP não tem a flexibilidade necessária para suportar esta atividade de forma dinâmica e com segurança nas informações.

03) Cadastramento Integrado à Ferramentas:
É o processo cuja a criação e a atuação dos Cadastros de Itens nasce numa ação realizada numa ferramenta externa ao ERP.
Nas empresas que trabalham com desenhos técnicos (e consequentemente usando alguma ferramenta de CAD - Computer Aided Design) é comum a vinculação da BOM (Bill of Material - Lista de Materiais) gerando automaticamente todos os cadastros de itens direto no ERP, inclusive mantendo o vínculo quando realizado alguma mudança. Vemos integrações igualmente acontecendo com Planilhas Eletrônicas e com ferramentas de CRM (Customer Relationship Management - Gerenciamento do Relacionamento com o Consumidor)

04) Cadastramento Integrado com o Cadastro de Outra Empresa:
É o processo onde o Cadastro de Itens pode ser o espelho do cadastro de outra empresa ou ter a sua geração e gerenciamento vinculado com ela.
Vemos isso acontecendo nos seguintes casos:
=> Relacionamento Entre Matriz/Filial: onde é muito comum ter o espelhamento de cadastros. Um bom exemplo são as empresas de Varejo.
=> Relacionamento Entre Empresas do Mesmo Grupo Econômico: onde é muito comum ver o uso de códigos-ponte para vincular os cadastros de uma unidade com outra. Neste caso, parte das informações podem conter algum vínculo, como descrição resumida, informações de peso/volume, código de barras, etc.
=> Relacionamento Entre Franqueadoras e Franqueadas: existem vários modelos de relacionamentos nas franquias, algumas o franqueado tem que manter a estrutura de cadastro de item igual a da franqueadora e outras permitem mudanças nos cadastros, mas costumam fornecer meios para atualizá-los de forma automática ou semi-automática (com arquivos editáveis).
=> Relacionamento com Parceiros/Fornecedores: vemos inúmeras possibilidades de relacionamentos serem construídos pelas empresas com seus parceiros e/ou com seus fornecedores, algumas empresas trabalham inclusive de forma dedicada a estes relacionamentos, vemos isso, por exemplo, em fornecedores de treinamentos de bancos de dados e lojas de móveis específicas. Além disso, percebemos uma dinâmica muito alta na criação e atualização de produtos e serviços, gerando assim uma demanda igualmente dinâmica de necessidade de montar e atualizar os Cadastros de Itens de forma mais automatizada possível.

Alguns Pontos Relevantes Sobre Cadastramento de Itens

Poderíamos conversar dias sem parar sobre pontos extremamente relevantes relacionados ao Cadastramento de Itens, mas quero destacar os seguintes:

01) Tem que ter a opção de descentralização do cadastramento de itens
Não importa se no seu caso a sua empresa está trabalhando com o cadastramento centralizado de itens, num futuro pode ser que isso mude e o seu ERP tem que ter este recurso.
Isso significa que os cadastros tem que ter um conjunto de informações por agrupamentos (tela principal, logística, fiscal, etc.) e deve ser parametrizável quais pessoas podem ter o acesso para consulta e/ou cadastro de partes e condições específicas.

02) É importante que se tenha meios para gerar um fluxo de cadastramentos
A grande maioria dos ERP não tem esse recurso, mas, em ações automáticas e/ou descentralizadas, em empresas com volumes significativos de cadastros, um fluxo de processo com alertas e meios de monitoramento cadastro a cadastro faz toda a diferença.

03) Itens substitutivos x substituição de itens
É necessário que se tenha meios de marcar quais itens podem substituir outros (e a sua proporcionalidade padrão) em qualquer estrutura de produto associada… isso é diferente dos itens alternativos, que é utilizado numa substituição específica em uma estrutura de produto.
Já a substituição de itens é uma ação necessária para trocar o uso de um item que vai ser inativado por outro item (com a sua proporcionalidade padrão). Neste caso o item substituído passa a não fazer mais parte dos planejamentos, e deve ter uma gestão específica para cada tipo de negócio.

04) Indo além do commodity code
Até os dias de hoje, existem alguns países que utilizam commodity code como um único agrupamento dos seus cadastros para alinhar o gerenciamento contábil (no Brasil usamos o NCM com o foco fiscal). No fundo, o grande objetivo sempre foi de criar tags que pudessem gerar análises mais práticas. Sem limite de tags para os itens! Essa deve ser a regra.

05) Facilidade para interiorização de cadastros
Cada dia mais os ERP precisam conversar com outros sistemas, e, neste caso, o que vemos no mercado são algumas possibilidades de interiorização de dados em arquivos XML ou CSV, vemos também que existem algumas pequenas validações neste processo. Tudo bem, isso é um bom início, mas, na maturidade que estamos, deveríamos estar falando de APIs e/ou ferramentas de ETL/ESB, com fluxos inteiros de validação e de retorno de informações. Já está na hora desse ser o padrão.

06) Gestão apurada dos versionamentos de itens
Como padrão (e concordo com ele) a definição dos versionamentos são manuais, isso impediria que pequenos ajustes como uma correção ortográfica gerasse uma mudança de versão do item. Entretanto, essa metodologia precisa ser feita com bastante disciplina.
Dependendo do item, ao modificá-lo implica em necessidades de atualizar desenhos/especificações em Ordens de Produção, mudar procedimentos em inspeções de Recebimento de Materiais, reavaliar Ordens de Compras, ajustar custeios e precificações, etc. Tudo isso acontecendo ao mesmo tempo.
Sem contar que cada versão do item deve passar por todo o processo de aprovação das mudanças e os devidos registros.
Há muito tempo atrás, numa empresa multinacional de médio porte, a Receita Federal aplicou uma multa porque a empresa não estava controlando adequadamente os versionamentos dos seus cadastros de itens, porque significava que os seus custos poderiam não estar adequados.

07) Trilha apurada de auditoria
Muitos ERP tem, de forma parametrizável, meios para implementar trilhas de auditorias na maioria das funcionalidades, senão em todas elas. Se o ERP não tem isso, o banco de dados pode cumprir esta função. A maioria dos ERP conseguem dizer nessas trilhas quem mexeu aonde e quando, mas em poucos sistemas vemos uma trilha completa com a capacidade de registrar o que a pessoa fez. No caso dos cadastros de itens esse recurso é relevante.

08) Cadastramento de grade de itens
Muitos segmentos de negócio, como varejo de sapatos, fábricas de móveis de escritório, distribuidoras de alguns tipos de brinquedos, etc. tem a necessidade de trabalhar com o cadastramento em grade, onde você tem um produto principal (que pode ser produto consolidado de cadastramento) e uma série de variáveis que vão formar uma grade de itens associados… sapatos com variações de cores e de tamanhos, por exemplo.
A geração dos itens tem que ser automática, com a colocação de textos padrões e meios para saber a vinculação entre eles (que é pela codificação). Os ERP precisam ter ações com visões agrupadas tendo como base o produto consolidado.
E por favor, já passamos da época das grandes limitações com o desenvolvimento de sistemas. A grade não deve ter restrições quanto ao número de variáveis a serem utilizadas.

09) Codificação inteligente ainda importa?
No passado, a pesquisa pelo código do item era a principal maneira de localizá-lo, mas hoje em dia temos vários recursos para isso, matando a necessidade de se criar codificação inteligente (com inúmeras regras na composição).
Desde que o ERP tenha meios práticos de pesquisa, o que precisa é ter opções para gerar códigos automáticos ou manuais.

10) Cadastramento duplicado, triplicado, quadruplicado….
Mesmo com os recursos atuais, esse problema ainda existe, principalmente porque o grande ponto de controle está no texto que é livre.
O que os ERP precisam fazer (e alguns fazem) para amenizar é ter meios para pesquisar de forma automática textos que possam ser associados ao texto que está sendo colocado e dar a opção para que a pessoa que está cadastrando possa analisar e voltar ao processo de cadastramento facilmente, sem perder a navegação feita até o momento.

11) Cadastramento de item não é um local para ter uma consulta de informações não solicitadas
Fico extremamente chateado ao ver fornecedores de ERP colocando consultas de informações não solicitadas sobre o item nas telas que são destinadas para o cadastramento… isso polui e não agrega valor nenhum.

12) Capacidade para associar variantes logísticos aos itens
Eu posso produzir um determinado produto e colocá-lo numa caixa com 12, 24 e 60 unidades, para efeito de custeio, precificação e operações de armazenagem isso muda em cada caso, mas para sanar necessidades de faturamento e para alguns tipos de análise é importante ter uma visão geral do produto indiferente da variante logística de embalagem.
O cadastro de itens tem que ter a capacidade de separar esses itens, mas permitir um vínculo entre eles.

13) Quando, onde e em quais circunstâncias os itens serão cadastrados?
Já vi várias situações em varejo com venda por catálogo que o item é cadastrado na hora da venda, com a pressão de emissão da NFe e saindo com a classificação fiscal inadequada. Em outras situações, em empresas de serviços de assistência técnica, vi a utilização de itens de serviços com uma nomenclatura genérica aplicada, inviabilizando a geração de indicadores mais apurados… que o gestor da empresa tanto queria.
Certamente você vai precisar encontrar um ponto de equilíbrio neste processo para conseguir ser viável trabalhar no cadastramento aonde for preciso.

14) Migração de cadastro
Essa é uma das decisões mais complicadas durante a seleção e a implantação do ERP, onde a empresa tem dezenas ou centenas de milhares de cadastros feitos, normalmente com qualidade duvidosa numa parte significativa do cadastro e feito numa estrutura bem diferente da estrutura do novo ERP. Neste cenário (que acontece na maioria dos projetos de ERP) o gestor da empresa sabe que o ideal é pegar todo o conteúdo, revisá-lo, ajustá-lo e digitá-lo no novo ERP, mas os custos e o tempo necessário envolvido nisso são bem significativos.
Por outro lado, fazer a migração nas condições descritas acima você terá um prazo inicial muito curto nesta etapa de implantação, mas significa ter grandes riscos de qualidade que podem durar por anos.
É uma decisão entre o que é certo e o que é fácil (ou menos difícil).

15) Gestão do processo de cadastramento
Abertura e controle de fluxo de cadastros de itens associados a projetos, com controles de prazos e de responsabilidades; administração dos cadastros que possivelmente possam sofrer alterações devido a mudanças em padrões de cadastramento (textos padrões, tipos de inspeção, etc.), gerando um fluxo de atividades; planejamento das alterações de cadastros, avaliando os possíveis impactos de cada um; etc.
Essas e outras ações de gerenciamento dos cadastros não existem na maioria dos ERP de mercado, mas podem trazer grandes benefícios.

O tema Cadastramento de Itens é bastante abrangente, com diferenciais interessantes em segmentos de negócio específicos e costuma ser um quesito importante na implantação e na pós-implantação do ERP.

Se quiser ouvir um conselho, lá vai: nunca considere o cadastro de item como algo trivial… ele é a base para várias ações no ERP.

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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