Publicação: 07/03/2019
Área:Gestão e Gerenciamento de Projetos
As Microempresas são de extrema relevância social e econômica em praticamente todas as nações do mundo, são milhões de empresas que vão desde empresas individuais, como vendedores e prestadores de serviços autônomos a empresas com até 19 funcionários (é a legislação que estabelece este parâmetro). Mas a quantidade de funcionários não define as complexidades dos processos e de gerenciamento de uma empresa, e sim o tipo de negócio que ela atende e o seu modelo de gestão. Com isso chegamos a um ponto lógico de observância: as Microempresas precisam de um ERP que seja eficaz, simples, operado por poucas pessoas e que seja financeiramente acessível para as disponibilidades de investimento que elas costumam ter.
Felizmente o Mundo dos ERP entendeu isso e passou a produzir boas opções de trabalho para este grupo de empresas. onde alguns fatores foram fundamentais para esta mudança, que foram:
01) Disponibilidade e Maturidade da Internet: apesar de ainda termos um serviço ruim e caro de internet, com abrangência mediana, o que temos já possibilita que um ERP publicado na web seja operativo com acesso por banda larga e até por cobertura de telefonia móvel.
02) Desenvolvimento Mais Fácil de Sistemas: é inegável que as técnicas e as ferramentas de desenvolvimento de softwares atuais tem uma produtividade e qualidade muito superiores que há de 10/15 anos atrás… isso mudou tudo!!!
03) Licenciamentos Gratuitos e de Baixo Custo: os modelos de negócio de produtos gratuitos atingiu em cheio o fornecimento de ERP. Além dos produtos que são totalmente gratuitos e vivem de propagandas e de serviços, um número expressivo de fornecedores utiliza o modelo Freemium, onde tem um produto gratuito e outros melhores mediante um pequeno pagamento mensal.
04) Nuvem: os recursos de infraestrutura de TI como serviço (IaaS), principalmente os de armazenamento e processamento compartilhado (computação em nuvem - cloud computing) atingiram um bom nível de maturidade, tornando mais fácil e economicamente viável para os fornecedores de ERP, disponibilizarem os seus sistemas como serviço (SaaS), absorvendo todas as operações de retaguarda, como a montagem e a administração de servidores, até a gestão completa do backup.
05) Serviços Simplificados: No modelo “faça você mesmo” os fornecedores de ERP disponibilizam manuais e videoaulas bem detalhadas e de fácil entendimento sobre como utilizar o ERP, fazendo com que os seus usuários de sistema pudessem promover sozinhos a implantação do ERP ou boa parte dela. Ao mesmo tempo os serviços de suporte vem se aprimorando na eficácia e com fortes ações de redução de custos desse processo.
06) Processos Simplificados: Uma das grandes diferenças dos ERP para micro, pequenas, médias e grandes empresas é o volume de processos de negócio embarcados em cada sistema, sendo amplificado pelas possibilidades de parametrizações que eles têm. A meta é simplificar tudo!!! Mas para atender as Microempresas, os fornecedores de ERP tem que fazer isso sem cortar meios para realizar os resultados de operação e controle que as empresas precisam.
Neste cenário, as Microempresas passaram a ter acesso a ERP que podem fazer a completa diferença entre o seu sucesso e o fracasso nos negócios. Sendo que vão passar pelos três processos de maturidade do ERP com o perfil que é próprio para o seu porte… vamos falar sobre isso.
Seleção de ERP Para Microempresas
No mundo das Microempresas não tem como realizar um processos completo e detalhado de Seleção de ERP que as Pequenas, Médias e Grandes empresas fazem, simplesmente não é possível passar 6 a 12 meses envolvidos nisso. As Microempresas precisam de um processo que dure de 1 a 2 meses, no máximo.
Mas como realizar a Seleção do ERP num período de tempo tão curto, tendo a segurança de que está escolhendo a melhor opção e que vai ter um baixo nível de risco de impactos negativos? Não dá!!! Vai fazer um processo simples, com base prática e assumindo o risco de ter que abortar o uso do ERP em algum momento.
Processo Simplificado de Seleção de ERP:
=> Defina quais são os seus principais processos e as suas necessidades/desejos de recursos do ERP.
=> Pesquise as opções de fornecedor para o seu segmento de negócio… uma pesquisa simples no Google.
=> Selecione de 3 a 5 opções para analisar melhor, levando em conta a aderência percebida do sistema ao seu negócio. os serviços ofertados e a reputação do fornecedor.
=> Monte um roteiro de avaliação do ERP, definindo quais processos e funcionalidades você vai testar e de que forma.
=> Em cada opção acesse a versão de avaliação que mais lhe convém (de acordo com o seu tipo de negócio) e realize o conjunto de testes que você definiu.
=> Depois de testar todas as opções dos fornecedores, avalie se algum fornecedor atendeu as expectativas ou se precisa ampliar a análise a outros fornecedores.
=> Contrate o serviço e vá para a Implantação.
Alguns Pontos Relevantes na Avaliação do ERP:
=> O fornecedor tem uma boa reputação em relação a disponibilidade do ERP e dos serviços? Quais são as reclamações dos seus clientes?
=> Você navega fácil pelo ERP? É rápido?
=> Tem algum aplicativo do ERP para smartphone?
=> Tem recursos para trabalhar com o ERP offline?
=> Tem recursos facilitados para criação de relatórios e consultas?
=> Tem funções de alerta?
=> Tem funções fáceis de exportação e importação de dados?
=> Como é tratado o backup/recovery dos dados?
=> Tem materiais e videoaulas explicando todo o uso do ERP?
=> Caso você precise, tem serviços de apoio a Implantação?
=> Como é a qualidade do suporte?
=> Atende a todas as funcionalidades fiscais que você precisa?
=> Existe algum processo relevante que o ERP não atenda adequadamente? Tem meios para trabalhar com eles de forma alternativa?
=> Economicamente é interessante? Se você aumentar o seu quadro de pessoal, ainda vai continuar interessante?
=> Tem meios facilitados para integrar com outros sistemas? Sistemas específicos ou com qualquer um?
Cabe ressaltar que uma das grandes dificuldades que os gestores de empresas tem na Seleção do ERP é ter a capacidade de enxergar as suas necessidades num futuro próximo… hoje você pode não trabalhar com emailmarketing de forma intensa, mas em breve poderá; hoje você não tem uma Loja Virtual, mas pode ser uma boa opção daqui há pouco tempo. Muita gente tem essa dificuldade!!!
Implantação do ERP nas Microempresas
Todo mundo que conhece ou já fez uma Implantação do ERP sabe das dificuldades e riscos do projeto, ainda mais quando tudo tem que ser feito com a operação em andamento. Nas Microempresas é a mesma coisa, só que os danos são menores e mais controláveis, sem contar na flexibilidade para poder trabalhar momentaneamente ou permanentemente com processos fora do que se considera como ideal.
Neste caso, as Implantações de ERP podem ser feitas numa Grande Empreitada, Pacotes de Implantação ou Processo a Processo.
01) Grande Empreitada: Todos os processos importantes da empresa são definidos e a empresa se dedica de forma integral ou com uma parte significativa do tempo para realizar o projeto. Essa opção é interessante nas empresas que têm baixa complexidade de operação e poucos dados/cadastros para migrar. É comum projetos assim serem feitos em uma ou duas semanas de trabalho… vi um caso que todo o projeto foi feito em 3 dias, mas isso não é comum.
02) Pacotes de Implantação: São definidos alguns processos ou parte deles e todas as ações são feitas para que seja implantado dentro de um prazo combinado. Tem empresas que separam uma semana por mês para fazer o projeto até acabar o pacote definido, e durante a operação faz os ajustes necessários.
03) Processo a Processo: Os processos são especificados e trabalhados individualmente, normalmente junto com a operação da empresa. Nestes casos os tempos de implantação variam bastante, mas pode ser usado sempre que a empresa tem pouca gente para atuar diretamente com o projeto.
Pontos Relevantes na Implantação do ERP Para Microempresas:
=> Tome cuidado com os aspectos fiscais e com as integrações bancárias. Durante a Implantação podem ocorrer falhas que podem gerar muitos transtornos e custos indesejados.
=> Decida sabiamente sobre os dados que você vai migrar e de que forma. Dados com baixa qualidade e registros incompletos podem gerar transtornos e retrabalhos significativos.
=> Apesar da sua experiência, apesar dos processos parecerem (e até alguns são) intuitivos no novo ERP, veja todo o material de ensino do ERP antes de começar a implantação.
=> Trabalhe previamente os cadastros relevantes… cadastro de itens, estruturas de produtos, cadastros fiscais, etc.
=> Análise previamente os parâmetros relevantes… tipos de vendas, liberdades de acesso, parâmetros de alertas, etc.
=> Defina com cautela a disponibilidade de pessoal para o projeto… o dia a dia costuma ser intenso e dinâmico para todos.
=> Caso tenha integrações com outros sistemas, teste com cuidado. Já vi casos, por exemplo, de uma integração de ERP com uma ferramenta de vendas (CRM) externo ser feita e todos os dados serem perdidos por causa de parâmetros.
=> Tenha backup, faça backup, ame o seu backup.
=> O que você faz se o ERP “sair do ar”? Tenha um plano de contingência bem definido.
=> Garanta que você está com a infraestrutura apropriada: desktop/notebook, smartphone/tablet, browse, link de internet, rede, etc.
=> Garanta que tudo vai ser testado antes de ser colocado em operação.
=> Tome cuidado com os dados que você utilizou durante o processo de implantação, muitos deles podem conter erros que vão prejudicar as análises. O ideal é retirar todos os dados que foram colocados na época que tudo estava instável (durante a implantação) e colocá-los novamente.
=> Mesmo que você tenha o domínio de todos os processos na empresa (em Microempresas é comum o dono ter esta capacidade) você deve envolver todos os usuários do ERP na implantação. Certamente você vai achar que iria fazer os trabalhos mais rápido e melhor do que eles (e é bem possível), mas o ganho do envolvimento dos colaboradores no uso diário do sistema será enorme.
=> Depois que tiver a virada da operação com o uso do ERP (chamamos isso de Go Live), não aceite que desculpas sejam empregadas para burlar os novos processos… vai ser tentador para algumas pessoas, que estão tendo algum desconforto, falar que o processo anterior era melhor e que por isso vai usar a velha planilha eletrônica ou o caderno.
Pós-Implantação do ERP nas Microempresas
Tudo termina… exceto os ERP. Você passou por momentos tensos, de muito trabalho e desgaste e agora, com tudo operando, só precisa descansar sobre os louros da vitória, certo? ERRADO!!! O trabalho com os ERP não tem fim e é na época da Pós-Implantação que você precisa ficar sempre atento para colher frutos mais frescos e bons. Não é atoa que muitas empresas que fizeram um bom trabalho na implantação, depois de um ou dois anos decidirem mudar de ERP, mesmo que ele continue tendo capacidade para atender às suas necessidades.
O Que Pode Acontecer de Ruim na Pós-Implantação dos ERP nas Microempresas?
Com o passar do tempo as pessoas podem enxergar formas diferentes de trabalhar, que, não necessariamente, será com o uso do ERP atual; com o passar do tempo funcionários podem substituir outros ou o quadro crescer, e por não processos processos implantados de perpetuação do ERP as formas de trabalho são deterioradas; com o passar do tempo as necessidades de gestão da empresa mudam e “jeitinhos” são utilizados para trabalhar com o ERP e/ou com outras ferramentas em paralelo. Tudo isso leva as empresas a passarem por um processo de Erosão de Uso do ERP, que faz com que as ações se tornem menos corporativas e mais dependentes das pessoas… esse é o início do fim do ERP na sua empresa e você vai ficar tentado a mudá-lo.
Sua empresa, num determinado momento evoluiu com as suas necessidades de gestão, superior a evolução natural das empresas do seu porte, e o seu ERP não acompanhou essa mudança… isso é comum e até esperado. Neste caso, você vai precisar tomar uma decisão: trabalhar no Ecossistema do ERP, usando outros sistemas integrados, solicitando customizações, etc, ou trocar o seu ERP. As Microempresas têm a vantagem de ter uma dificuldade muito menor no processo de troca do sistema.
O Que Preciso Fazer Para Ter Uma Boa Pós-Implantação do ERP?
=> Monitorar constantemente o uso do ERP nas operações.
=> Acompanhar todas as evoluções no ERP que o seu fornecedor fez e perguntar se o que foi alterado/incluido pode ajudá-lo de alguma forma.
=> Acompanhar a evolução das melhores práticas de processos e ver se são cabíveis para a sua empresa, se você as está praticando e se o seu ERP tem meios de suportá-las.
=> Caso veja oportunidades de melhorias no ERP, converse com o seu fornecedor.
=> Caso veja grandes ganhos com o uso de outros sistemas e serviços interessantes, veja meios de integrá-los com o ERP.
=> Monitore se o ERP está funcionando de forma regular, se a sua infraestrutura de TI está bem e se o serviço de suporte está adequado para as suas necessidades.
As Microempresas estão em todos os lugares e são gerenciadas por pessoas com vários níveis de conhecimento sob gestão. Vivem em processos mais simples e com menos volume transacional, mas, proporcionalmente, ter um ERP bem implantado e bem gerido é tão importante para obter sucesso quanto para as grandes empresas.
Leve o tema ERP com seriedade, coloque o ERP como uma das suas principais iniciativas estratégicas e veja a sua empresa mais preparada para a competir dia a dia no seu mercado.
Mãos e mentes à obra!!!
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Autor: Mauro Oliveira
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